GER IT · Völklingen · Saarland
Weniger abtippen. Mehr Überblick.
Belege, Formulare und Auftragsunterlagen werden häufig mehrfach gelesen und übertragen. GER IT entwickelt Abläufe, die Dokumente erfassen, ausgewählte Angaben vorschlagen und zur Prüfung bereitstellen. Wir kombinieren Texterkennung, nachvollziehbare Regeln und bei Bedarf KI. Eine Freigabe bleibt dort vorgesehen, wo Angaben unvollständig oder geschäftlich relevant sind.
Ein konkreter Anwendungsfall
So könnte Ihr Ablauf aussehen.
Eingehende Auftragsunterlagen enthalten Kundennamen, Projektnummern und Positionen. Eine Anwendung liest diese Felder aus, markiert fehlende Werte und legt die Originalquelle daneben. Erst nach der Prüfung werden die Daten über eine verfügbare Schnittstelle weitergegeben. Doppelte Dokumente werden erkannt und zur Kontrolle angezeigt.
Beispiel zur Erläuterung des LeistungsangebotsErgebnisse der Zusammenarbeit
Was Sie im Projekt erhalten.
- Dokumenttypen, Zielfelder und Prüfregeln für den vereinbarten Umfang
- Import und Aufbereitung geeigneter PDF- oder Bilddateien
- Prüfansicht mit Originaldokument, Feldvorschlägen und Fehlerhinweisen
- Abgestimmter Export oder Anbindung an vorhandene Software
- Qualitätsprüfung mit repräsentativen Beispielen und dokumentierten Grenzen
Von der Planung zum Einsatz
Ein klarer Weg zur Umsetzung.
Beispiele prüfen
Anonymisierte Dokumente zeigen Unterschiede bei Layout, Scanqualität und Sprache. Daraus leiten wir einen realistischen Pilotumfang ab.
Prüfablauf entwickeln
Feldvorschläge, Validierung, Dubletten und manuelle Korrektur werden gemeinsam getestet. Das Originaldokument bleibt zuordenbar.
Übergabe verbinden
Freigegebene Daten werden im vereinbarten Format übergeben. Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Fehlerbearbeitung werden festgelegt.
Vor dem Projektstart
Fragen zu
Dokumentenautomatisierung.
Werden alle Dokumente fehlerfrei erkannt?
Nein. Qualität und Aufbau der Dokumente beeinflussen die Erkennung. Wir testen repräsentative Beispiele und planen eine Prüfung für unsichere oder fehlende Angaben.
Kann die Lösung mit unserer Buchhaltung arbeiten?
Das hängt von verfügbaren Schnittstellen, Importformaten und Anbieterbedingungen ab. Eine Anbindung wird erst nach Prüfung des konkreten Systems zugesagt.
Ist das automatisch ein rechtssicheres Archiv?
Nein. Eine Erfassungs- und Prüflösung ersetzt nicht automatisch ein regelkonformes Archiv. Entsprechende Anforderungen müssen gesondert geklärt und umgesetzt werden.
Konkreter weiterdenken
Einblicke und nächste Schritte.
Sehen Sie öffentliche Gruppenreferenzen oder prüfen Sie das Potenzial eines wiederkehrenden Verwaltungsablaufs.