GER IT · Völklingen · Saarland
Prozessautomatisierung. Weniger Aufwand im Büro.
Wenn dieselben Informationen mehrfach eingegeben werden, entstehen Wartezeiten und Fehler. GER IT verbindet Anwendungen und automatisiert wiederkehrende Schritte zwischen Auftrag, Dokument, E-Mail und Auswertung. Dabei bleiben Ausnahmen und Verantwortlichkeiten sichtbar.
Ein konkreter Anwendungsfall
So könnte Ihr Ablauf aussehen.
Eine Projektanfrage wird geprüft, im CRM angelegt und einer verantwortlichen Person zugewiesen. Fehlende Angaben landen in einer Klärungsliste. Erst nach Freigabe wird eine vorbereitete Nachricht versendet oder ein nachgelagerter Vorgang ausgelöst.
Beispiel zur Erläuterung des LeistungsangebotsErgebnisse der Zusammenarbeit
Was Sie im Projekt erhalten.
- Beschreibung des heutigen und des geplanten Ablaufs
- Schnittstellenkonzept mit Feldzuordnung und Berechtigungen
- Automatisierung einschließlich Fehlerbehandlung und Wiederholungsregeln
- Testprotokoll, Betriebsanleitung und definierte Freigabeschritte
Von der Planung zum Einsatz
Ein klarer Weg zur Umsetzung.
Einen Ablauf auswählen
Wir beginnen mit einem häufigen, klar abgrenzbaren Prozess und erfassen Datenquellen, Ausnahmen und beteiligte Personen.
Verbindungen umsetzen
Verfügbare APIs, Webhooks oder abgestimmte Import- und Exportformate verbinden die Systeme. Doppelte Verarbeitung wird berücksichtigt.
Im Betrieb nachvollziehen
Statusanzeigen, Protokolle und Benachrichtigungen zeigen, welche Vorgänge verarbeitet wurden und wo jemand eingreifen muss.
Leistungsumfang, Kosten & Abnahme
Automatisierung planen: Aufwand, Nutzen und Grenzen.
Der beste Einstieg ist ein häufig wiederkehrender Vorgang mit einem klaren Anfang und Ende. So lässt sich prüfen, ob die Entlastung die Einrichtung und den Betrieb rechtfertigt.
Was wir für den Einstieg brauchen
Hilfreich sind Vorgänge pro Monat, Bearbeitungszeit, vorhandene Programme und die häufigsten Ausnahmen. Benennen Sie auch die Person, die fehlerhafte oder unvollständige Vorgänge klärt.
Welchen Umfang wir vereinbaren
Wir legen fest, welche Daten übernommen werden, welche Regeln gelten und wo eine Freigabe nötig ist. Verfügbare Schnittstellen werden geprüft, bevor eine durchgehende Automatisierung zugesagt wird.
Wovon die Kosten abhängen
Schnittstellen, Datenbereinigung, Ausnahmefälle und Überwachung beeinflussen den Aufwand. Freie Arbeitszeit wird getrennt von tatsächlich vermeidbaren Ausgaben bewertet; laufende Kosten werden gegengerechnet.
Wie Sie das Ergebnis prüfen
Repräsentative Vorgänge werden einschließlich fehlender Angaben, doppelter Übermittlung und Schnittstellenausfall getestet. Protokolle zeigen erfolgreiche Übergaben und offene Klärungsfälle.
Vor dem Projektstart
Fragen zu
Prozessautomatisierung.
Was passiert, wenn eine Schnittstelle ausfällt?
Fehlerfälle werden Bestandteil des Konzepts. Je nach Vorgang sind begrenzte Wiederholungen, eine Warteschlange, eine Benachrichtigung oder eine manuelle Bearbeitung vorgesehen.
Braucht jede Automatisierung künstliche Intelligenz?
Nein. Für eindeutige Regeln ist eine klassische Schnittstelle oft ausreichend. KI wird nur dort vorgesehen, wo beispielsweise unstrukturierte Texte verarbeitet werden sollen und die Qualität überprüfbar ist.
Konkreter weiterdenken
Einblicke und nächste Schritte.
Sehen Sie öffentliche Gruppenreferenzen oder prüfen Sie das Potenzial eines wiederkehrenden Verwaltungsablaufs.